การใช้การสื่อสารจากระบบอินเทอร์เน็ตหรือระบบโครงข่ายเน็ตเวิร์กต่างๆจำเป็นต้องมี VoIP เพื่อทำการดัดแปลงค่าสัญญาณเสียงและข้อมูลต่างๆส่งไปยังปลายทางผู้รับข้อมูลนั้น ใช้ระบบ IP Address เป็นตัวสื่อสารแทนการใช้ระบบโทรศัพท์แบบดั้งเดิม ซึ่งระบบ VoIP นี้มีการใช้อย่างแพร่หลายในองค์กรต่างๆที่มีตู้สาขาโทรศัพท์ มีความนิยมอย่างมาก เพราะใช้งานง่าย สามารถใช้งานโครงข่ายเน็ตเวิร์กได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อเทียบกับอัตราค่าบริการรายเดือนที่ถูก อีกทั้งยังมีความปลอดภัยสูงในการรับ-ส่งข้อมูลต่างๆ

VoIP ย่อมาจากคำว่า Voice over Internet Protocol หมายถึง การสื่อสารทางเสียงผ่านระบบโครงข่ายเน็ตเวิร์ก สัญญาณเสียงจะถูกตัดแบ่งเป็นหมวดหมู่ย่อยเพื่อวิ่งไปตามเส้นทาง Internet Protocol หรือที่เรียกกันว่า IP ซึ่งจะรวมสัญญาณเสียงเข้ากับสัญญาณข้อมูลไว้ด้วยกัน โดยผู้ใช้งานจะต้องมีโปรแกรม Softphone ติดตั้งในคอมพิวเตอร์ ร่วมกับไมโครโฟนหรือหูฟัง ทุกครั้งที่ใช้งานต้องเปิดการเชื่อมต่อเข้ากับอินเทอร์เน็ตเสียก่อนถึงจะเข้าใช้งานได้ แต่ปัจจุบันตู้สาขาโทรศัพท์ตามองค์กรต่างๆหันมาใช้ analog telephony adapter หรือที่เรียกกันว่า ATA แทนการใช้คอมพิวเตอร์ ในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและโทรศัพท์ การใช้VoIP นั้นจะไม่มีการเรียกเก็บค่าบริการหรือค่าบริการจะถูกกว่าการใช้โทรศัพท์แบบดั้งเดิมมาก ถือเป็นอีกทางเลือกหนึ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการประหยัดค่าใช่จ่ายในส่วนนี้

จุดเด่นของระบบ VoIP คือ สามารถใช้การออนไลน์ผ่านทางอินเทอร์เน็ตและการโทรศัพท์ไปยังโทรศัพท์ที่ประจำหรือเคลื่อนที่พร้อมๆกันได้ แต่จะต้องสมัครเป็นสมาชิกและชำระค่าบริการล่วงหน้าก่อน ซึ่งค่าบริการถูกมากกว่าบริการโทรศัพท์แบบทั่วไป ในกรณีที่ย้ายองค์กรก็สามารถจัดการกับระบบโครงข่ายได้ง่าย ไม่ต้องเดินสายสัญญาณใดขึ้นมาใหม่ และเนื่องจากใช้ซอฟแวร์เป็นตัวจัดการระบบทำให้สามารถลดค่าใช้จ่ายการดูแลและการจัดการระบบต่างๆ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ทำให้เกิดความรวดเร็วต่อการติดต่อลูกค้า ถือว่าเป็นข้อดีในด้านการทำธุรกิจอีกทางหนึ่ง

แต่ตู้สาขาโทรศัพท์ที่ใช้ระบบ VoIP นั้น จะไม่สามารถใช้งานเมื่อกรณีไฟฟ้าดับ หรือสัญญาณอินเทอร์เน็ตขัดข้อง บางครั้งอาจมีการดีเลย์สัญญาณเกิดขึ้น ต้องรอให้ปลายสายฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งพูดจบก่อนถึงจะพูดได้ เมื่อพูดผ่านทางโทรศัพท์ทำให้รับข้อมูลการสื่อสารนั้นผิดพลาดได้ คุณภาพเสียงจะด้อยกว่าคุณภาพเสียงระบบโทรศัพท์แบบปกติ ในข้อนี้ถือว่าเป็นจุดด้อยที่มีการพัฒนาปรับปรุงกันอยู่เรื่อยๆ จนแทบไม่มีปัญหาในด้านนี้อีกต่อไป

อย่างไรก็ตามก่อนการใช้ตู้สาขาโทรศัพท์ทุกครั้งควรตรวจเช็คก่อนว่าระบบ VoIP มีการทำงานที่ดีอยู่หรือไม่เพื่อจะได้ไม่เกิดปัญหาในการติดต่อสื่อสาร ทำให้ได้รับข้อมูลที่ไม่ผิดพลาดและมีความรวดเร็วในการใช้งานอีกด้วย